Voor installateurs, hoveniers, grondwerk en onderhoud
Een werkbon die op locatie af is
Als je op locatie werkt, begint de administratie pas wanneer je thuis bent. De bon ligt in de bus, de uren staan in een appje en het materiaal moet iemand uit zijn hoofd terughalen. Twee weken later komt de factuur eruit en dan is de helft niet meer na te gaan. Hier vul je de bon in waar je staat en laat je hem tekenen, en daarna is de factuur één knop.
Je website en je systeem van dezelfde maker
Een aanvraag op je site staat meteen als klus in je planning, en de foto's van die klus staan daarna vanzelf op je site. Eén nummer dat je belt, en geen leverancier die naar een andere wijst.
Wat er nog niet is, kan erbij
Als je op een manier werkt waar het systeem nog niet in voorziet, bouwen wij dat erbij. Je krijgt er vooraf een prijs voor, en daarna hoort het bij het systeem.
Geen bedrag vooraf en elke maand opzegbaar. Je hoeft nu niets te betalen.
Wat het voor je doet
Uren, materiaal en machine op één bon
Elke regel met aantal, eenheid en tarief. Uren, meters, kuubs, dagen, stuks: wat bij jouw vak past. Onderaan staat het totaal exclusief btw, zodat er nooit een bedrag op de bon staat dat later anders blijkt.
Laten tekenen op locatie
De klant zet zijn naam en handtekening onder de bon. Een ondertekende bon ligt vast en is daarna niet meer te wijzigen; als er toch iets moet veranderen, komt er een nieuwe bon bij. Zo blijft achteraf te zien wat er is afgetekend.
Van bon naar factuur met één knop
De regels komen met aantal en tarief op de factuur te staan. Je typt niets twee keer over, en twee keer klikken levert één factuur op en geen twee.
Wat er bij de klant staat, met zijn historie
De ketel in de meterkast, de installatie op het dak, de tuin achter het kantoor. Bij elk object staat wat er ooit aan is gedaan, dus je weet welke ketel twee keer dezelfde storing gaf voordat je erheen rijdt.
Terugkerend onderhoud dat zichzelf inplant
De beurt die elk kwartaal terugkomt, de keuring die één keer per jaar moet. Afvinken schuift de volgende keer vooruit, geteld vanaf de dag dat het werk gedaan is en niet vanaf vandaag.
Certificaten en keuringen met een verloopdatum
VCA, rijbewijs C met code 95, de keuring van je hoogwerker of steiger. Je zet de datum erbij en drie maanden van tevoren staat het op je startscherm. Verlopen betekent bij sommige papieren dat iemand het werk niet meer mag doen.
Planning per persoon en per machine
Je ziet wie waar staat en welke machine meegaat. Een machine logt nergens in, dus die plan je op zichzelf. In één oogopslag zie je waar iedereen zit.
Onderaannemers met hun papieren
Als je werk uitbesteedt, horen daar de G-rekening, de btw-verlegging en de datum van de laatste verklaring betalingsgedrag bij. Wat ontbreekt staat rood, en dat is precies het deel waar je bij een controle op afgerekend wordt.
Wat het kost
Eén bedrag per maand: het pakket dat bij deze branche hoort, met een branchesite erbij. Er valt niets bij te kopen en dus ook niets op te tellen.
- Klanten, aanvragen en agenda
- Offertes en facturen
- Rapportage per maand
- Uren en declaraties
- Opdrachten en werkbonnen
- Objecten en materieel
- Onderaannemers
- Branchesite
- Samen per maand
- vanaf€ 124excl. btw
De eerste veertien dagen zijn gratis. Daarna betaal je per maand en kun je elke maand stoppen; je toegang loopt tot het einde van de maand die je hebt betaald.
Tot 5 mensen zitten erbij. Daarboven € 10 per persoon per maand. Er is geen bedrag vooraf: je klanten, artikelen en prijzen inlezen uit een bestand, het systeem instellen op de manier waarop je werkt en de begeleiding bij de livegang zitten bij het maandbedrag in. Je kunt elke maand stoppen. Alle bedragen op deze pagina zijn exclusief btw.
Wat vanzelf gaat
Dit hoef je niet in te stellen en niet aan te zetten. Het zit erin, en het gebeurt zodra je iets doet. Dat is waar de uren in gaan zitten bij losse programma's die niet met elkaar praten.
- Van werkbon naar factuur
- Een afgeronde bon wordt met een knop een factuur, met de uren, het materiaal en de machine erop. Als je de opdracht op gereed zet terwijl er nog bonnen open staan, ligt er de volgende ochtend een taak klaar met wat er te factureren valt en voor hoeveel.
- Facturen die terugkomen
- Een onderhoudscontract of een vast maandbedrag wordt op de afgesproken dag gefactureerd. Ook na een drukke periode komt er hooguit één factuur per ronde, en dezelfde periode kan nooit twee keer.
- Onderhoud dat vooruitschuift
- Een beurt afvinken zet de volgende meteen klaar, geteld vanaf de dag dat hij gedaan is. Zo loopt een jaarlijkse beurt niet stilletjes weg naar november.
- Een klant die ja zegt
- Als een klant in zijn eigen portaal akkoord geeft op een offerte, ligt vast wie en wanneer, staat er de volgende ochtend een taak klaar en krijg je bericht met het bedrag erin.
- Keuringen en certificaten
- Een keuring, een VCA of een code 95 die binnen drie maanden afloopt staat op je startscherm. Dat hoor je te weten voordat de opdrachtgever ernaar vraagt.
- Een betaling boeken
- De factuur verdwijnt van Openstaand, de ouderdomsanalyse schuift mee en de klant ziet in zijn portaal meteen wat er nog openstaat.
Koppelingen
Waar het systeem met andere partijen praat. Wat jij nodig hebt hoort erbij; wat je niet gebruikt zet je niet aan.
Je eigen website
Een aanvraag via het contactformulier staat als lead in het systeem, met wie hem oppakt en wanneer.
Facturen, offertes en aanmaningen per e-mail
Versturen vanuit het systeem met de pdf eraan, en daarna staat erbij wanneer het is gegaan.
Terugkerende facturen
Een onderhoudscontract of een vast maandbedrag wordt op de afgesproken dag gefactureerd. Twee keer dezelfde factuur is onmogelijk, ook als de ronde een keer dubbel draait.
Boekhouding, Moneybird of Jortt
Je facturen gaan als concept naar Moneybird of Jortt, met het btw-tarief per regel. Je boekhouder keurt ze daar goed, en hoeft ze niet meer over te tikken. Werk je met een ander pakket, dan komen ze er als pdf uit.
Betaallink op de factuur
Met iDEAL via je eigen Mollie-account. De klant klikt op de factuur en betaalt meteen, de betaling staat geboekt, en het geld gaat rechtstreeks naar jouw rekening.
BAG voor het 9 procent btw-tarief
Adres invullen en het systeem weet of de woning ouder is dan twee jaar, zodat het 9 procent-tarief onderbouwd op de factuur komt. Het register zelf is openbaar en gratis.
ISDE-bijlage bij isolatiewerk
De onderbouwing die je klant nodig heeft voor zijn subsidieaanvraag, rechtstreeks uit de werkbon in plaats van achteraf bij elkaar zoeken.
Wat je ernaast houdt
Dit systeem gaat van aanvraag tot betaling. Een paar dingen laat het bewust aan het pakket dat je daar al voor hebt. Ontbreekt er iets, noem het dan in het gesprek: als het gebouwd kan worden, hoor je vooraf wat het kost.
- Magazijnbeheer met barcodes en voorraadtellingen. Materiaal zet je op de bon; wat er in de bus of het magazijn ligt houd je bij zoals je dat nu doet.
- Loonadministratie. De uren komen van de weekstaat en de werkbon en gaan naar de factuur; de loonstrook maakt je boekhouder.
- Ontwerp- en calculatiepakketten. Een tekening of een uitgebreide calculatie maak je in het pakket dat daarvoor is, en het resultaat komt hier als offertebedrag binnen.