Vragen
Bespoq is één systeem voor kleine zaken, gemaakt in Groningen. Hieronder staat hoe de proef werkt, hoe je opzegt, waar je gegevens staan en wie je belt als iets niet lukt. Wat het kost staat op de tarievenpagina.
Eén systeem voor kleine zaken, gemaakt in Groningen. Je klanten en aanvragen, je agenda, offertes en facturen, urenregistratie, opdrachten met werkbonnen, objecten en materieel, onderaannemers en voorraad met kenteken zitten in hetzelfde programma, met één inlog per persoon. Het draait in de browser, op kantoor en op de telefoon. Er zijn drie pakketten vanaf 15 euro per maand, exclusief btw, en je betaalt per maand of per jaar.
Je meldt je aan met je e-mailadres, je naam, de naam van je zaak, je mobiele nummer en een wachtwoord. Je krijgt een mail met een link; klik je die aan, dan staat je omgeving meteen klaar. Bij het eerste inloggen kies je je pakket en hoe je wilt beginnen. Kies je het jaarabonnement, dan probeer je het veertien dagen gratis: je geeft geen betaalgegevens op en er wordt niets afgeschreven. Een week voor het einde krijg je een bericht hoe ver je bent, vier dagen voor het einde een bericht dat je proef afloopt, en op de laatste dag nog een. Wil je verder, dan word je klant in de app onder Instellingen, Abonnement: je betaalt met iDEAL | Wero 12 maanden in één keer vooruit, met 20% korting, en geeft daarmee de machtiging af; de rest van die maand is gratis. Kies je per maand, dan begin je meteen: je betaalt met iDEAL | Wero de dagen die er van die maand nog over zijn, inclusief btw, en daarna gaat het volle bedrag op de eerste van elke maand af. Drie dagen voor elke afschrijving krijg je een mail met de datum en het bedrag. Word je na de proef geen klant, dan kun je alles nog bekijken en downloaden, maar niets meer wijzigen; dertig dagen later verwijderen wij je gegevens. Klant worden kan ook dan nog. Tijdens de proef gaan er hoogstens vijfentwintig mails per dag uit je omgeving, tegen misbruik; die grens vervalt zodra je klant bent. De proef geldt één keer per e-mailadres en per KvK-nummer.
Opzeggen doe je zelf in de app onder Instellingen, Abonnement, met je wachtwoord erbij. Tot de dag zelf kun je het weer intrekken. Tijdens de proef wordt er niets afgeschreven, ook niet als je niets doet. Daarna wordt er niets meer afgeschreven en loopt je toegang door tot het einde van de maand die je hebt betaald; heb je een jaarabonnement, dan loopt het door tot de 12 maanden om zijn, en wat al betaald is krijg je niet terug. Vervolgens kun je nog dertig dagen bij je abonnement en je export; daarna worden je bedrijf, je bestanden en de accounts die alleen bij jouw bedrijf horen verwijderd, en krijg je daar een schriftelijke bevestiging van.
Ja, en overstappen is gratis, bij elk pakket. Onder Instellingen, Koppelingen staat het scherm Overstappen. Daar lees je uit een csv- of Excel-bestand van je oude pakket je klanten, je openstaande facturen, je artikelen of prijslijst, je leveranciers en je openstaande inkoopfacturen in. Eerst draai je een proef: per regel zie je wat er nieuw binnenkomt, wat er al stond en wat niet klopt. Pas daarna importeer je, alles in één keer of niets, en een import draai je terug zolang er nog niets mee is gedaan. Een overgenomen factuur krijgt de eerste twee weken geen herinnering, zodat je klant niet meteen een tweede brief krijgt.
Ja, op twee manieren. De boekhouding zit in elk pakket, dus je boekhouder werkt in hetzelfde systeem: het grootboek, de bank, de btw-aangifte en de jaarafsluiting. Houd je je boekhouding in Moneybird of Jortt, dan gaan je facturen als concept naar dat pakket, met het btw-tarief per regel; geboekt wordt er niets zonder dat jij of je boekhouder ernaar heeft gekeken. Werk je met een ander pakket, dan komen je facturen er als pdf en als e-factuurbestand (UBL) uit. In allebei de gevallen krijgt je boekhouder een eigen inlog, die niets extra kost. Hij leest je facturen en kan boeken in de boekhouding, maar aan je verkoopfacturen, je klanten en je instellingen verandert hij niets. Onder Team zie je wie er meekijkt, en je trekt die toegang zelf weer in. Met de boekhouding in Bespoq krijgen jullie op de 1e van de maand een herinnering als er bankafschriften nog niet zijn ingelezen, afschrijvingen zonder bon staan of facturen over de vervaldatum zijn, en stelt je boekhouder de btw-aangifte pas vast als jij hem hebt goedgekeurd.
Ja, met de optie E-facturen via Peppol, die je in elk pakket zelf aan en uit zet voor 5 euro per maand. Peppol is het netwerk waarmee boekhoudpakketten facturen rechtstreeks aan elkaar doorgeven, zonder mail en zonder overtikken. Een definitieve factuur of creditfactuur stuur je met één knop naar de boekhouding van je klant, als dat een Nederlands bedrijf met een KvK- of btw-nummer is. E-facturen van je leveranciers komen vanzelf in je Scanbox en worden ingelezen. 25 e-facturen per maand zijn inbegrepen, verstuurd en ontvangen samen; daarboven kost een e-factuur 0,15 euro, tot een maximum voor versturen dat je zelf instelt. Tijdens de proefperiode staat het dicht. Zonder de optie download je bij elke factuur een e-factuurbestand (UBL) en stuur je dat zelf mee.
Ja. Je klant nodigt je uit met de rol boekhouder; dat kost hem niets extra. Werk je vanuit een eigen kantoor in Bespoq, dan zie je daar welke klanten jullie als boekhouder toelaten en wie van je kantoor bij welke klant kan. Op de 1e van de maand krijg je één mail met per klant wat er openstaat: bankafschriften die nog niet zijn ingelezen, afschrijvingen zonder bon en facturen over de vervaldatum. Staat alles op nul, dan krijg je niets. Een btw-aangifte leg je voor aan de eigenaar, en pas als hij akkoord geeft stel je hem vast. De toegang is van de klant: hij geeft hem en trekt hem in.
Nee. Binnen één bedrijf leg je meer handelsnamen vast, elk met een eigen naam, logo, kleur en afzender, en als je wilt een eigen rekeningnummer en nummerreeks. Per offerte en factuur kies je de naam; onderaan staat van welk bedrijf het een handelsnaam is, met het KvK-nummer en het btw-nummer. Het blijft één administratie, met de omzet per handelsnaam op het scherm Cijfers. Dit zit in elk pakket, zonder meerprijs.
Van jou. De database met je klanten, facturen en opdrachten staat in Frankfurt, in de Europese Unie, en het systeem draait in een rekencentrum in Frankfurt. De hostingpartij, die ook je bestanden bewaart (foto's, bonnetjes, getekende werkbonnen), en de e-maildienst die de mail vanuit het systeem verstuurt, zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt onder de waarborgen die de Europese Commissie erkent, zoals in de privacyverklaring staat. Bij je abonnement hoort een verwerkersovereenkomst waarin dit staat; welke bedrijven het zijn, zie je in de app. Facturen en administratie worden vanwege de bewaarplicht van zeven jaar nooit automatisch opgeruimd.
Op elk moment, zonder erom te vragen. Onder Instellingen, Abonnement haal je een zip met elke tabel als CSV en als JSON, je offertes en facturen als pdf, en de bestanden en foto's die je hebt geüpload, met een leesmij erbij dat uitlegt wat waar staat. Je vult eerst je wachtwoord opnieuw in. Wachtwoorden, sleutels en koppelingen zitten er niet in. Voor een inzageverzoek van één persoon is er een export per persoon.
Wij, de makers van het systeem. In de app staat rechtsonder Hulp: antwoorden op de meest gestelde vragen, en Stel een vraag als je er niet uitkomt. Je antwoord komt van iemand die het systeem kent; er zit geen callcenter tussen. Er is ook een handleiding met een doorzoekbare pagina en een pdf. De eerste keer dat je inlogt loopt er een rondleiding mee, en een wijzer laat zien wat er nog moet gebeuren voordat je je eerste factuur kunt sturen.
Ja. Bespoq werkt als app op je telefoon, en op de pc in je browser. Je zet de app op het beginscherm van je telefoon, met de naam van je eigen zaak eronder; je hoeft niets uit een winkel te halen. Een werkbon die je invult zonder bereik blijft versleuteld op je toestel staan en gaat er vanzelf uit zodra er weer verbinding is. Meldingen over een nieuwe aanvraag of een klant komen op je vergrendelscherm; op een iPhone werkt dat alleen als de app op het beginscherm staat.
7,50 euro per persoon per maand, in elk pakket. Bij Afspraken en Basis zit jij in het bedrag, bij Compleet drie mensen. Bij Afspraken en Basis kunnen er tot vijf mensen inloggen, bij Compleet zoveel als je nodig hebt. Een beveiliger die alleen zijn diensten ziet en zijn uren bevestigt, kost 2 euro per maand. Meetellen doet alleen wie kan inloggen: iemand die in dienst is maar nooit in het systeem komt, kost niets.
Ja. Je kiest per medewerker en per dienst in welke vestiging die werkt, je klant kiest op de boekpagina eerst de vestiging, en in de agenda en aan de balie wissel je met één keuze. De eerste vestiging zit in je pakket. Elke vestiging erbij kost de helft van je pakket: 7,50 euro bij Afspraken, 15 euro bij Basis en 30 euro bij Compleet, per maand.
Ja. Per medewerker stel je uurloon, commissie op behandelingen en producten, of stoelhuur per week of maand in. Je ziet per periode wat iemand omzette, wat hij verdient, wat hij aan huur betaalt en wat er voor de zaak overblijft, en je haalt het overzicht op als Excel-bestand. Dit zit in Basis en Compleet.
Elke persoon heeft een eigen inlog, met tweestapsverificatie of een passkey. Er zijn vijf rollen: eigenaar, medewerker, alleen bekijken, boekhouder en, bij een beveiligingsbedrijf, beveiliger. Een sessie is op afstand in te trekken. Elk bedrijf zit achter zijn eigen grens: een vraag naar de gegevens van een ander bedrijf levert niets op. Je klantportaal werkt met een lange link per klant die na negentig dagen verloopt en die je kunt intrekken.
Nee. Het systeem werkt ook met de website die je al hebt: Bespoq koppelt hem voor je, je vraagt het met één klik aan in het systeem. Daarna komen de aanvragen van je formulier in het systeem binnen. Werk je op afspraak, dan krijg je er een eigen boekpagina bij, ook zonder website. Wil je een website erbij, dan is er een branchesite met een ontwerp voor jouw soort bedrijf of een website op maat, allebei met een zakelijk mailadres op je eigen domein; wat die kosten staat bij de tarieven.
Zeg het. Soms zit het al in het systeem en staat het alleen uit voor jouw pakket; soms is het iets wat gebouwd moet worden, en dan hoor je vooraf wat dat kost en wanneer het er is. Beloven dat alles kan doen we niet: wat er op deze site staat, is wat het systeem vandaag doet.
Ja. Je krijgt een eigen boekpagina met je diensten en werktijden, en met één code zet je een knop Afspraak maken op je eigen website. Per dienst kun je een aanbetaling vragen, als vast bedrag of als percentage, tegen klanten die niet komen opdagen; daarvoor koppel je je eigen betaalaccount. Dit zit in elk pakket met een agenda.
Ja. Zet je de afspraakherinnering aan, dan krijgt je klant de dag ervoor een mail met een link om af te zeggen, ook bij een afspraak die je zelf inplant. Een herinnering per WhatsApp kan ook, voor klanten die dat zelf aanvinken. Die kost een paar cent per bericht, met een maximum per maand dat je zelf instelt.
Ja. Na een afspraak vraagt het systeem je klant één keer om een beoordeling van één tot vijf sterren, met een korte tekst. Daarna krijgt hij een knop naar je Google-pagina, als je die hebt ingesteld. Je antwoordt op een review of verbergt hem, en de vijf nieuwste staan op je boekpagina.
Ja. In de agenda zet je een kolom per medewerker, ruimte of machine, en één afspraak kan er meer tegelijk vastzetten, bijvoorbeeld de monteur en de brug. Per medewerker leg je werktijden en vrije dagen vast in een rooster. Een ruimte of machine kost niets: alleen wie inlogt telt mee, voor 7,50 euro per persoon per maand.
Ja. Onder Klanten maak je een mailing met een onderwerp, tekst en eventueel een knop, en je verstuurt hem meteen of op een later moment. Hij gaat alleen naar klanten die toestemming gaven, en in elke mail staat een afmeldlink. Tijdens de proef staat dit nog dicht.
Ja. In de mail met de offerte staat de knop Bekijken en akkoord geven. Je klant bekijkt de offerte, typt zijn naam en geeft akkoord, of wijst hem af met een reden. Jij ziet wanneer hij de offerte opende en wanneer hij akkoord gaf.
Ja. Bij een verstuurde factuur maak je een betaallink, en de betaling wordt vanzelf geboekt. Aan de balie pin je met een pinapparaat dat je koppelt. Het geld komt altijd rechtstreeks op je eigen rekening, nooit via Bespoq.
Ja. In Basis en Compleet zit de balie: met één knop afrekenen terwijl de klant voor je staat, met pin, contant of cadeaubon, en de bon per mail. Voor een restaurant of winkel is er in Compleet een kassa, met een rekening per tafel of scannen aan de toonbank, en een dagafsluiting van de kas.
Ja, als je dat wilt. Je zet automatische betalingsherinneringen aan na een aantal dagen, met een reeks van herinnering tot laatste aanmaning. Liever zelf? Dan verstuur je onder Openstaand met één klik herinneringen voor alles wat te laat is. Heb je met een klant een regeling afgesproken, dan gaan er voor die factuur geen herinneringen uit.
Bij het eerste inloggen kies je hoe je begint. Met het jaarabonnement betaal je tijdens de proef niets en geef je niets op; wil je door, dan klik je op Klant worden en betaal je het hele jaar in één keer met iDEAL. Per maand begin je meteen: je betaalt de dagen die er van die maand nog over zijn, en daarna wordt er elke 1e van de maand vooruit afgeschreven. Je krijgt drie dagen vooraf een bericht en daarna een factuur per mail.
Ja, dat doe je zelf onder Instellingen, Abonnement. Een hoger pakket gaat meteen in, en het verschil komt naar rato op je volgende afschrijving. Een lager pakket gaat in op de 1e van de volgende maand.
Ja. Je logo komt op je offertes en facturen, in de pdf en in de mail. Je kiest een eigen kleur voor de kopjes en lijnen op je documenten, en als je wilt ook voor de knoppen in de app.
Ja, met een rol per persoon: eigenaar, medewerker, alleen bekijken of boekhouder. Een medewerker kun je ook alleen zijn eigen afspraken laten zien. Een boekhouder kost niets extra; elke andere persoon boven wat er in je pakket zit kost 7,50 euro per maand.
Bespoq is ingericht voor onder meer kappers, schoonheidssalons, praktijken, sportscholen en studio's, tattooshops, wellness, bouw en installatie, autobedrijven, loonwerk, schoonmaak, restaurants, winkels, beveiliging en zakelijke dienstverlening. Bij het aanmelden kies je je soort zaak, en dan staan de schermen klaar die daarbij horen. Staat jouw zaak er niet bij, kies dan Iets anders.
Ja. De eerste keer loopt er een rondleiding mee langs de schermen, en op je beginscherm staat een lijstje met wat er nog moet gebeuren, zoals je bedrijfsgegevens en je eerste factuur. Kom je er niet uit, dan vind je rechtsonder Hulp met antwoorden en Stel een vraag. Je klanten en artikelen uit je oude pakket lees je zelf in, of wij doen het voor je.
Op bespoq.nl/status zie je per onderdeel of alles werkt: de app en online boeken, herinneringen en automatische facturen, en online betalen. Ligt het bij een leverancier, dan staat dat erbij. Gaat er 's nachts iets mis, dan krijgen wij daar meteen een melding van.
In Basis en Compleet zit de boekhouding, zonder meerprijs. Kies je Uitgebreid, dan berekent het systeem je btw-aangifte per kwartaal, zodat je ziet wat je bij de Belastingdienst invult, en haal je ook je auditfile eruit. Houd je je boeken liever in je eigen boekhoudpakket, dan koppel je dat en zet je de boekhouding in Bespoq uit.
Stel hem via de knop Vragen rechtsonder, of mail naar info@bespoq.nl. Je krijgt antwoord van degene die het systeem bouwt.
Jaarabonnement 14 dagen gratis proberen, zonder betaalgegevens. Per maand begin je meteen en kun je elke maand stoppen.