Vragen
Bespoq is één systeem voor kleine vakbedrijven, gemaakt in Groningen. Hieronder staat hoe de proef werkt, hoe je opzegt, waar je gegevens staan en wie je belt als iets niet lukt. Wat het kost staat op de tarievenpagina.
Eén systeem voor kleine vakbedrijven, gemaakt in Groningen. Je klanten en aanvragen, je agenda, offertes en facturen, urenregistratie, opdrachten met werkbonnen, objecten en materieel, onderaannemers en voorraad met kenteken zitten in hetzelfde programma, met één inlog per persoon. Het draait in de browser, op kantoor en op de telefoon. Er zijn vier pakketten vanaf 29 euro per maand, exclusief btw, en je kunt er een website bij nemen.
Je meldt je aan met je bedrijfsnaam, je KvK-nummer, je naam en je e-mailadres, en je kiest een pakket. Je krijgt een mail met een link; daarachter zet je een machtiging met een betaling van één cent, die meteen wordt teruggestort. Daarna staat je omgeving klaar en kies je zelf een wachtwoord. Veertien dagen lang wordt er niets afgeschreven. Op dag zeven krijg je een bericht hoe ver je bent en op dag twaalf een bericht dat er over twee dagen wordt afgeschreven, met een opzegknop erin. Op dag veertien gaat de eerste maand van je rekening, inclusief btw, en daarna elke maand op dezelfde dag. Tijdens de proef gaan er hoogstens vijfentwintig mails per dag uit je omgeving, tegen misbruik; die grens vervalt na de eerste afschrijving. De proef geldt één keer per e-mailadres en per KvK-nummer.
Opzeggen doe je zelf in het portaal onder Instellingen, Abonnement, met je wachtwoord erbij. Tot de dag zelf kun je het weer intrekken. Tijdens de proef kost opzeggen niets en wordt er niets afgeschreven. Daarna wordt er niets meer afgeschreven en loopt je toegang door tot de dag waarop de volgende afschrijving zou vallen. Vervolgens kun je nog dertig dagen bij je abonnement en je export; daarna worden je bedrijf, je bestanden en de accounts die alleen bij jouw bedrijf horen verwijderd, en krijg je daar een schriftelijke bevestiging van.
Ja. Je haalt je klanten, artikelen en prijzen als bestand uit je oude pakket en wij lezen ze in; dat zit in het maandbedrag, bij elk pakket. Een oude administratie met alle geschiedenis erbij overzetten (factuurhistorie, grootboek, oude werkbonnen) is werk apart; wat dat kost hangt af van wat je huidige pakket uitlevert, en dat hoor je vooraf. Bij een volledige overstap krijg je op papier wat er is overgezet, met de aantallen aan beide kanten en wat er niet mee kon.
Je boekhouder blijft je boekhouder: die doet je aangifte en je loonstroken. Wat hij van jou krijgt zijn je facturen. Werk je met Moneybird of Jortt, dan gaan je facturen als concept naar dat pakket, met het btw-tarief per regel; geboekt wordt er niets zonder dat jij of je boekhouder ernaar heeft gekeken. Werk je met een ander pakket, dan komen je facturen er als pdf en als e-factuurbestand (UBL) uit. Je boekhouder kan ook een eigen inlog krijgen om mee te lezen, zonder dat hij iets kan veranderen.
Van jou. Het systeem draait bij Vercel in Frankfurt, de database staat bij Neon in Frankfurt en je bestanden (foto's, bonnetjes, getekende werkbonnen) staan in een afgeschermde opslag. E-mail vanuit het systeem gaat via Resend. Bij je abonnement hoort een verwerkersovereenkomst waarin dit staat. Facturen en administratie worden vanwege de bewaarplicht van zeven jaar nooit automatisch opgeruimd.
Op elk moment, zonder erom te vragen. Onder Instellingen, Abonnement haal je een zip met elke tabel als CSV en als JSON, je offertes en facturen als pdf, en de bestanden en foto's die je hebt geüpload, met een leesmij erbij dat uitlegt wat waar staat. Je vult eerst je wachtwoord opnieuw in. Wachtwoorden, sleutels en koppelingen zitten er niet in. Voor een inzageverzoek van één persoon is er een export per persoon.
Jordy Cespedes, de bouwer van het systeem. Je belt of mailt hem rechtstreeks; er zit geen helpdesk tussen. In het portaal staat onder Instellingen een knop Contact waarmee je vanuit het scherm zelf iets meldt, en een handleiding met een doorzoekbare pagina en een pdf. De eerste keer dat je inlogt loopt er een rondleiding mee, en een wijzer laat zien wat er nog moet gebeuren voordat je je eerste factuur kunt sturen.
Ja. Je zet het portaal op het beginscherm van je telefoon, met de naam van je eigen bedrijf onder het pictogram; je hoeft niets uit een winkel te halen. Een werkbon die je invult zonder bereik blijft versleuteld op je toestel staan en gaat er vanzelf uit zodra er weer verbinding is. Meldingen over een nieuwe aanvraag of een klant komen op je vergrendelscherm; op een iPhone werkt dat alleen als het portaal op het beginscherm staat.
10 euro per persoon per maand, in elk pakket. Bij Start zit jij in het bedrag en kunnen er tot vijf mensen inloggen; bij Kantoor, Buitendienst en Handel zitten 5 mensen in het bedrag en telt het pas daarboven. Meetellen doet alleen wie kan inloggen: iemand die in dienst is maar nooit in het systeem komt, kost niets.
Elke persoon heeft een eigen inlog, met tweestapsverificatie of een passkey. Er zijn vier rollen: eigenaar, medewerker, alleen bekijken en boekhouder. Een sessie is op afstand in te trekken. Elk bedrijf zit achter zijn eigen grens: een vraag naar de gegevens van een ander bedrijf levert niets op. Je klantportaal werkt met een lange link per klant die na negentig dagen verloopt en die je kunt intrekken.
Nee. Het systeem werkt ook met de website die je al hebt: je zet een formulier op je site en de aanvragen komen in het systeem binnen. Wil je een website erbij, dan is er een branchesite met een ontwerp voor jouw soort bedrijf of een website op maat; wat die kosten staat bij de tarieven.
Zeg het. Soms zit het al in het systeem en staat het alleen uit voor jouw pakket; soms is het iets wat gebouwd moet worden, en dan hoor je vooraf wat dat kost en wanneer het er is. Beloven dat alles kan doen we niet: wat er op deze site staat, is wat het systeem vandaag doet.
Bel 050 234 29 98 of mail naar info@bespoq.nl. Je krijgt antwoord van degene die het systeem bouwt.
Geen bedrag vooraf, elke maand opzegbaar.