Voor sportscholen en studio's
Software voor sportscholen die je rooster vol houdt
Leden schrijven zich zelf in, een volle les vult zichzelf weer aan en de contributie wordt automatisch afgeschreven.
- Een afspraak in vier klikken.
- Een factuur in zes klikken, binnen een halve minuut.
Geen betaalgegevens vooraf en elke maand opzegbaar.
In Basis en Compleet
- Lesrooster
- Online inschrijven
- Ledenlijst
- Strippenkaarten
- Incasso
- Balie
- Boekhouding
In Basis en Compleet
- Lesrooster
- Online inschrijven
- Ledenlijst
- Strippenkaarten
- Incasso
- Balie
- Boekhouding
Een dag in je sportschool
Wat er vanzelf gebeurt terwijl jij op de vloer staat.
- 06:45
De bootcamp van zeven uur zit vol. Wie zich nu nog inschrijft via de link in je Instagram-bio, komt op de wachtlijst.
- 09:10
Iemand meldt zich af voor de les van vanavond. De eerste op de wachtlijst schuift door en krijgt daar een mail van.
- 10:30
Wie gisteren een proefles deed, krijgt een mail van jouw zaak met de vraag hoe het beviel en of hij vaker wil komen.
- 12:15
Aan de balie verkoop je een strippenkaart van tien lessen. Pinnen, en de bon en de factuur staan er meteen.
- 19:00
Je trainer vinkt op zijn telefoon aan wie er is. Van elke strippenkaart gaat vanzelf een les af.
- Elke maand
De contributie staat klaar. Elk lid kreeg vooraf een mail met de datum en het bedrag, en op die dag wordt het afgeschreven.
Rooster en lessen online, met inschrijven en wachtlijst
Je zet je lessen één keer in het weekrooster, met de trainer, de zaal en het aantal plekken. Het rooster staat vier weken vooruit klaar en je leden schrijven zich zelf in.
- Inschrijven zonder app of account
- De lessen van de komende twee weken staan op je eigen boekpagina, met per les hoeveel plekken er nog vrij zijn. De link zet je in je Instagram-bio, in Google of op je website.
- Een volle les vult zichzelf weer aan
- Zit een les vol, dan komt iemand op de wachtlijst. Meldt een ander zich af, dan schuift de eerste door en krijgt hij een mail met een eigen afmeldlink.
- Jouw afmeldtermijn
- Je stelt zelf in tot hoeveel uur voor de les afmelden gratis is. Wie later afmeldt, geeft zijn plek vrij voor de wachtlijst, maar de les gaat wel van zijn strippenkaart.
- Een extra les, of een les die uitvalt
- Een bootcamp op zaterdag zet je er los bij. Valt een les uit, dan krijgt iedereen die erop stond bericht en zijn strip terug.
- Personal training op dezelfde pagina
- Naast het rooster boeken mensen een afspraak bij een trainer, op de agenda van die trainer. Een losse intake of een PT-uur loopt zo via dezelfde link.
Ledenadministratie die laat zien wie wegblijft
Per lid zie je het abonnement, sinds wanneer hij lid is, wat er openstaat en wanneer hij voor het laatst is geweest. Wie twee weken niet is geweest springt eruit, zodat je hem belt voordat hij opzegt.
- Wie wegblijft, zie je op tijd
- Na hoeveel dagen iemand opvalt kies je zelf, van een week tot drie maanden. Wie nog nooit is afgevinkt telt niet mee, dus de lijst klopt vanaf de eerste dag.
- Strippenkaarten die zichzelf afstrepen
- Een kaart van tien lessen, met een einddatum. Je kiest of er een les afgaat als iemand er is of al bij het inschrijven, en bij elk lid zie je hoeveel er nog op staan en tot wanneer.
- Een intake voor nieuwe leden
- Het formulier staat klaar: wat iemand wil bereiken en hoeveel ervaring hij heeft. Een blessure of zwangerschap leg je alleen vast met uitdrukkelijke toestemming van het lid.
- Alles bij de naam
- Bezoeken, facturen, betalingen en formulieren staan in het dossier van het lid, niet in vier losse lijsten.
Van proefles naar lid
Wie nieuw is vinkt bij het inschrijven proefles aan. De dag erna krijgt hij een mail van jouw zaak met de vraag hoe het beviel en of hij vaker wil komen.
- Per proefles zie je hoe het afliep: ingepland, geweest, niet geweest of lid geworden.
- Wie al lid is krijgt geen uitnodiging, en wie niet kwam geen vraag hoe het was.
- Een proefles kost nooit een strip van een kaart.
Jouw leden krijgen een proefles. Jij probeert het gratis.
Zet je rooster erin, stuur de link rond en kijk hoe het loopt. Zonder betaalgegevens.
Contributie via automatische incasso
Een abonnement maakt elke maand zelf zijn factuur, en met incasso wordt die afgeschreven van de rekening van het lid. Via je eigen Mollie-account: het geld staat op jouw rekening en er gaat geen percentage naar Bespoq.
- Machtigen met één link
- Elk lid krijgt een mail met een link. Eén vinkje en een eerste betaling met iDEAL | Wero, en de machtiging staat.
- Netjes vooraf aangekondigd
- Elke afschrijving wordt vooraf per mail aangekondigd, met datum en bedrag: veertien dagen ervoor, of drie als dat in je voorwaarden staat.
- Mislukt of teruggeboekt
- Dan staat de factuur weer open, krijgt het lid één keer een betaallink en zie je het meteen in je ledenlijst. Er wordt nooit vanzelf een tweede keer afgeschreven.
- Dezelfde maand nooit twee keer
- Elke factuur hangt aan het abonnement en de maand. Een tweede factuur voor dezelfde maand kan niet bestaan.
Afrekenen aan de balie
Een strippenkaart, een losse les, een bidon of een cadeaubon: aantikken, pinnen of contant, en de bon en de factuur staan in je administratie.
- Pinnen met Mollie
- Koppel een pinapparaat van Mollie aan de balie, of boek een betaling op je eigen pinautomaat met één knop.
- Cadeaubonnen
- Een bon verkopen geeft een code, en wat er niet wordt besteed blijft op de bon staan.
- Alles in dezelfde omzet
- Wat je aan de balie afrekent en wat je factureert, komt samen in je rapportage en je boekhouding.
Je administratie loopt mee
Wat je in het rooster, aan de balie en in de ledenlijst doet, staat vanzelf in je cijfers.
- Per maand zien of het loopt
- Wat er is gefactureerd, wat er openstaat en wat er binnenkwam, maand naast maand. In een vak waar januari en september het jaar maken, zie je dat liever in maart dan bij de jaarrekening.
- De boekhouding zit erin
- Je grootboek, je bank en je btw-aangifte staan in hetzelfde systeem als je facturen. Werk je met Moneybird of Jortt, dan gaan je facturen daar als concept naartoe.
- Een herinnering met één knop
- Openstaande facturen op ouderdom, met een herinnering die je met een knop verstuurt. Geen ongemakkelijk gesprek aan de balie.
- Aanvragen van je website
- Een vraag of een proefles via het formulier op je eigen website komt binnen als aanvraag, en met een knop maak je er een klant van zonder iets over te tikken.
Wat het kost voor je sportschool
Eén bedrag per maand; in Basis en Compleet zit de boekhouding erbij. Je kiest zelf welk pakket: voor deze zaak past meestal Compleet, en de andere twee zijn net zo goed te kiezen.
Afspraken
Voor wie alleen werkt en vooral afspraken heeft. Klanten, agenda met online boeken, herinneringen en facturen.
€ 15per maand, excl. btw
Probeer AfsprakenBasis
Voor wie alleen of met een klein team werkt. Klanten, agenda met online boeken, offertes, facturen en je boekhouding in één.
€ 29per maand, excl. btw
Probeer BasisCompleetPast meestal
Voor een zaak met personeel of werk op locatie. Daarbij uren, declaraties, tafels, werkbonnen, objecten en onderaannemers.
€ 59per maand, excl. btw
Probeer Compleet
In Compleet zit voor deze zaak:
- Klanten, aanvragen en agenda
- Offertes en facturen
- Rapportage per maand
- Boekhouding
- Uren en declaraties
Het jaarabonnement probeer je de eerste veertien dagen gratis, zonder betaalgegevens:12 maanden in één keer vooruit, met 20% korting. Of je begint meteen per maand; je kunt elke maand stoppen en je toegang loopt tot het einde van de maand die je hebt betaald. Een branchesite kost € 25 per maand erbij.
Bij Afspraken en Basis zit jij in het bedrag, bij Compleet drie mensen. Elke persoon erbij kost € 7,50 per maand, bij Afspraken en Basis tot 5 mensen. Er is geen bedrag vooraf, en overstappen is gratis: je klanten, openstaande facturen, artikelen, leveranciers en openstaande inkoopfacturen lees je in uit een csv- of Excel-bestand van je oude pakket, eerst als proef. Je kunt elke maand stoppen. Alle bedragen op deze pagina zijn exclusief btw.
Het lesrooster, de ledenlijst, strippenkaarten en de incasso zitten in elk pakket. Compleet past meestal omdat je trainers er hun uren in bijhouden.
Veelgestelde vragen
Overstappen van je oude systeem
Je leden lees je in uit een csv- of Excel-bestand van je oude pakket, eerst als proef, en openstaande facturen gaan mee. Daarna zet je per lid het abonnement erbij en vraag je vanuit de ledenlijst de machtiging aan. Overstappen kost niets.
Kunnen leden zich inschrijven zonder app?
Ja. Je krijgt een eigen boekpagina met het rooster van de komende twee weken. Inschrijven en afmelden gaat zonder account; de link zet je in je Instagram-bio, in Google of op je website.
Hoe werkt de automatische incasso?
Via je eigen Mollie-account. Het lid geeft eenmalig een machtiging met een eerste betaling via iDEAL | Wero. Daarna wordt de contributie na een aankondiging per mail afgeschreven, en het geld komt rechtstreeks op jouw rekening.
Werkt het ook met strippenkaarten in plaats van abonnementen?
Ja, en ook naast elkaar. Een strippenkaart verkoop je aan de balie, met een aantal lessen en een einddatum, en er gaat vanzelf een les af als iemand er is.
Wat kost het voor een sportschool met een paar trainers?
Compleet kost € 59 per maand, met drie mensen erin. Een trainer die alleen zijn eigen lessen ziet en de aanwezigheid bijhoudt, kost niets en telt niet mee. Elke medewerker daarboven met een eigen inlog, bijvoorbeeld aan de balie, kost € 7,50 per maand erbij. Met jou en vier trainers blijft het € 59 per maand, exclusief btw. Leden kosten niets.
Kan ik mijn leden overzetten?
Ja. Je leest ze in uit een csv- of Excel-bestand van je oude pakket, eerst als proef. Voor de incasso geeft elk lid een nieuwe machtiging via een link in de mail.
Hoe lang is de proefperiode?
Veertien dagen, zonder betaalgegevens. Wil je daarna verder, dan word je klant in de app en betaal je per maand, of je kiest een jaarabonnement van twaalf maanden vooruit.
Je sportschool in één systeem
Rooster, leden, contributie en je boekhouding op één plek. Probeer het veertien dagen met je eigen rooster.