Hoe Bespoq omgaat met je gegevens

1. Wie is verantwoordelijk

Bespoq (handelsnaam, KvK 99949814), gevestigd in Groningen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Voor vragen kun je terecht bij info@bespoq.nl.

2. Welke gegevens we verwerken

Via het contactformulier op deze website: je naam, je e-mailadres, optioneel je telefoonnummer, het onderwerp/de gekozen dienst, en de inhoud van je bericht.

Daarnaast houdt de server tijdelijk bij vanaf welk IP-adres berichten en aanmeldingen worden verstuurd, om te voorkomen dat het formulier door geautomatiseerde systemen wordt volgespamd. Dat gebeurt alleen in het werkgeheugen van de server, telt na een minuut niet meer mee, verdwijnt zodra de server opnieuw start en wordt nooit gekoppeld aan je bericht. Grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging en beschikbaarheid van de website.

Daarnaast telt een bezoekersteller hoeveel mensen welke pagina bekijken; hoe die werkt en wat hij van je IP-adres doet staat in punt 8. Verder verzamelen we geen persoonsgegevens via deze site.

2a. Als je je aanmeldt voor het portaal

Meld je je via de aanmeldpagina aan voor een abonnement, dan verwerken we je bedrijfsnaam, je KvK-nummer, de rechtsvorm van je zaak, je voor- en achternaam, je e-mailadres, het pakket dat je kiest en wat voor zaak je hebt. Het KvK-nummer is er om één proefperiode per bedrijf te geven; de rechtsvorm bepaalt welke btw-regels en jaarstukken in de app voor je gelden. Die gegevens gaan naar het portaal van Bespoq, waar je bedrijf en je account worden aangemaakt. Word je klant, dan gaan je bedrijfsnaam en e-mailadres naar de betaaldienst, voor je eerste betaling en de machtiging die je daarmee afgeeft. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

De eerste keer dat je de app opent, geef je je akkoord op de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. We leggen dan vast dát je akkoord bent gegaan: welke versie, op welk moment, vanaf welk IP-adres en met welke browser, en wie het akkoord gaf. Dat is nodig om te kunnen aantonen dat die stukken je vóór het sluiten van de overeenkomst zijn voorgelegd, en het is dus een wettelijke bewijsplicht en geen extra gegeven dat we voor onszelf bewaren.

Als je de aanmelding niet afmaakt, blijft hij als onafgeronde aanmelding staan en sturen we je daarover hoogstens drie herinneringen: na een uur, na twee dagen en na een week. Daarna houdt het op. Elke herinnering heeft een afmeldknop waarmee je er direct af bent, en die staat ook op de aanmeldpagina zelf vermeld voordat je het formulier verstuurt. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om een begonnen bestelling af te maken. Als je niet reageert, verwijderen wij de onafgeronde aanmelding na dertig dagen.

Verwijder je je zaak, na een proef of na een abonnement, dan bewaren we je e-mailadres en voornaam nog 24 maanden. Zo weten we dat je al een proef had als je je opnieuw aanmeldt. Vinkte je bij het aanmelden tips en aanbiedingen aan, dan kun je in die tijd nog een mail van ons krijgen, altijd met een afmeldknop. Zonder dat vinkje krijg je geen reclame. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang (één proef per bedrijf) en, voor de mails, je toestemming. Na 24 maanden verwijderen we het adres. Wil je dat eerder, vraag het dan; alleen je adres blijft dan op een lijst die ervoor zorgt dat je nooit meer mail van ons krijgt.

Wat je daarna zelf in het portaal invoert - je klanten, je uren, je facturen - is iets anders. Daarvan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en Bespoq de verwerker; hoe daarmee wordt omgegaan staat in de verwerkersovereenkomst die bij je abonnement hoort.

2b. Als je Bespoq een vraag stelt vanuit het portaal

Een vraag, een probleem of een idee dat je in het portaal onder Instellingen, Contact meldt, komt binnen bij de helpdesk van Bespoq, net als een verzoek om je website te koppelen onder Instellingen, Je website. Daar bewaren wij de tekst van je melding, de soort, het scherm waar je was, je account en je bedrijf, en wat wij met de melding hebben gedaan. Dat doen wij om je vraag te beantwoorden en het probleem op te lossen. Grondslag is de overeenkomst met je bedrijf. Wij bewaren een melding tot twee jaar nadat hij is afgehandeld, of twee jaar na het melden als hij nooit is afgehandeld; stopt je abonnement, dan gaan je meldingen mee weg met de rest van je bedrijf.

Om sneller te kunnen antwoorden kan de tekst van je vraag naar het taalmodel van een gespecialiseerde leverancier gaan, dat er een concept voor het antwoord van maakt. Bespoq leest dat concept, past het aan waar nodig en stuurt het antwoord zelf; er gaat niets naar jou dat niet eerst door Bespoq is gelezen.

Alleen de tekst van de vraag gaat mee, en of het een vraag, een probleem of een idee is. E-mailadressen, rekeningnummers, telefoonnummers en andere lange nummers worden er vooraf uitgehaald. De naam van je bedrijf, je eigen naam, je e-mailadres, je telefoonnummer en de gegevens in je administratie gaan niet mee. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om vragen snel en goed te beantwoorden.

2c. Als je klant bent van een bedrijf dat met Bespoq werkt

Reserveer je een tafel bij een restaurant dat met Bespoq werkt, dan legt het restaurant je naam, je telefoonnummer en je e-mailadres vast, en eventueel een opmerking bij je reservering (bijvoorbeeld een allergie of een verjaardag). Naam, telefoonnummer en e-mailadres worden een jaar na je bezoek bij die reservering verwijderd, de opmerking dertig dagen na je bezoek.

Bestel je iets in de webshop van een zaak die met Bespoq werkt, dan verwerkt die zaak je naam, je adres, je e-mailadres en wat je bestelt om je bestelling af te handelen. Je betaalt via de betaaldienst van de zaak zelf; het geld gaat naar de zaak en niet naar Bespoq. Je naam, adres en contactgegevens worden twee jaar na je bestelling verwijderd, en na dertig dagen als je bestelling nooit is betaald. De factuur blijft zeven jaar bewaard, omdat de zaak dat volgens de belastingwet moet.

In beide gevallen is het restaurant of de zaak met de webshop de verwerkingsverantwoordelijke en Bespoq de verwerker: Bespoq levert het systeem en doet met je gegevens niets anders dan wat het restaurant of de zaak ermee laat doen. Met een vraag over je gegevens ga je eerst naar dat restaurant of die zaak.

3. Waarvoor we deze gegevens gebruiken

Om te reageren op je contactaanvraag, en als je je aanmeldt om je proefperiode en je abonnement uit te voeren, zoals in punt 2a staat.

4. Hoe het contactformulier technisch werkt

Wanneer je het formulier verzendt gaan er twee dingen tegelijk gebeuren. Je bericht wordt via een beveiligde serververbinding verwerkt door een e-maildienst en van daaruit doorgestuurd naar de mailbox van Bespoq (info@bespoq.nl). Daarnaast wordt je bericht sinds september 2026 als aanvraag opgeslagen in het klantsysteem van Bespoq, in een database in de Europese Unie. Dat laatste is nieuw: in een mailbox raakt een aanvraag zoek en is niet meer terug te zien of er al gereageerd is; in het systeem staat hij met een status.

We nemen technische maatregelen om misbruik van het formulier te beperken, zoals eenvoudige controles tegen geautomatiseerde (bot-)inzendingen en een limiet op het aantal berichten dat achter elkaar verzonden kan worden.

5. Bewaartermijn

Berichten die je stuurt komen aan in de reguliere mailbox (info@bespoq.nl) en als aanvraag in het klantsysteem. Ze worden bewaard zolang nodig is voor de afhandeling van je aanvraag en voor de klantrelatie die er eventueel uit voortkomt, of totdat je verzoekt ze te verwijderen.

6. Delen met derden

Voor deze diensten werken we met een paar vaste leveranciers. Zij verwerken je gegevens alleen in onze opdracht, onder een verwerkersovereenkomst, en mogen ze niet voor zichzelf gebruiken:

• een hostingpartij - host deze website en het klantsysteem, en verwerkt daarbij technische gegevens zoals je IP-adres, wat onvermijdelijk is om een pagina te kunnen afleveren. Die telt ook het aantal bezoekers (zie punt 8).
• een e-maildienst - verwerkt de inhoud van je bericht om het af te leveren in de mailbox van Bespoq, en verstuurt de mail uit het klantsysteem.
• een databaseleverancier - levert de database waarin je aanvraag en je account worden opgeslagen. De gegevens staan in de Europese Unie.
• een betaaldienst in Nederland - verwerkt de eerste betaling als je klant wordt, de machtiging die je daarmee afgeeft, en daarna de incasso van je abonnement.
• de leverancier van een taalmodel - maakt een concept voor het antwoord op een vraag aan de helpdesk, uit alleen de tekst van die vraag (zie punt 2b). Hij gebruikt die tekst niet om zijn modellen te trainen.
• een mailaanbieder in Nederland - bewaart en bezorgt de mail op je eigen domein als je bij je website van Bespoq een mailadres hebt, en stuurt een adres als facturen@ door naar je postvak in het systeem.

Wil je weten welke bedrijven dat zijn, mail dan naar info@bespoq.nl; dan sturen we je de namen. Ben je klant, dan zie je ze ook in de app. Verder delen we je gegevens niet met derden, behalve wanneer dat wettelijk verplicht is. We verkopen geen gegevens.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

De hostingpartij, de e-maildienst en de leverancier van het taalmodel zijn in de Verenigde Staten gevestigd en kunnen daar gegevens verwerken. De databaseleverancier verwerkt in de Europese Unie, en de betaaldienst en de mailaanbieder zijn in Nederland gevestigd; voor die drie is er geen doorgifte. De doorgifte gebeurt op grond van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Dat zijn de erkende waarborgen zoals bedoeld in hoofdstuk V van de AVG. Een kopie van die waarborgen kun je opvragen via info@bespoq.nl.

8. Cookies en de bezoekersteller

Deze website plaatst geen cookies, gebruikt geen volgdiensten van andere bedrijven en heeft geen ingesloten onderdelen van andere bedrijven. Wat er op je apparaat wordt bewaard is alleen, als je dat kiest, een vlag dat je niet mee wilt tellen. Daarin staat niets waaraan je te herkennen bent.

Er draait een eenvoudige bezoekersteller van onze hostingpartij. Die plaatst geen cookies en bouwt geen profiel op. Om te zien of twee paginaweergaven van dezelfde persoon komen maakt hij van je IP-adres en je browser eenmalig een onherleidbare code die dagelijks vervalt; je IP-adres zelf wordt niet bewaard. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om te weten of deze site zijn werk doet. Wil je niet meetellen, dan zet je dat uit op het cookiebeleid; daar staat ook precies wat er wordt geteld.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Neem hiervoor contact op via info@bespoq.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.