Je ziet wie waar staat, en met welke machine.
De hele week staat naast elkaar, per persoon en per machine. Het is geen lijst met afspraken maar een rooster waarin je je bezetting ziet.

Mensen en materieel in dezelfde week
- Elke medewerker heeft een kolom en elke machine ook, met een kleur per soort werk.
- Dubbel geboekt is daardoor zichtbaar, en niet iets waar je maandagochtend achter komt.
- Wat je plant hangt aan de opdracht, dus de uren komen op de goede klus terecht.

Je klant plant zelf, binnen jouw tijden
- Op je eigen boekpagina staat wanneer je kunt, en jij bepaalt welke tijden je vrijgeeft. Werk je op afspraak, dan heb je er geen website voor nodig.
- Wat iemand daar kiest staat meteen in je agenda.
- Je hoeft niet heen en weer te bellen om een moment te vinden dat jullie allebei uitkomt.
- Heb je al een website, dan plak je er een knop Afspraak maken op die je boekpagina opent. Met een kortingscode boekt je klant meteen voor minder.

Onderweg dezelfde dag in je broekzak
- De afspraken van vandaag, de taken die nog open staan en de aanvragen die binnen zijn.
- Alle schermen zitten achter één knop onderaan, binnen duimbereik.
- Elk cijfer op je beginscherm is een knop naar het scherm waar het vandaan komt.

Veelgestelde vragen over agenda en planning
Kan een klant zelf een afspraak inplannen via mijn website?Kan een klant zelf een afspraak inplannen via mijn website?
Ja, als je dat aanzet, via je eigen boekpagina of je website van Bespoq. Jij bepaalt welke diensten online te boeken zijn en op welke tijden. Wat iemand kiest staat meteen in je agenda, hij krijgt een bevestiging met een agendabestand erbij, en op de dag zelf een herinnering. Afzeggen kan hij via een link in die mail; dat gaat in twee stappen, zodat een virusscanner die de link opent niet per ongeluk een afspraak weghaalt.
Kan ik een afspraak laten terugkomen?Kan ik een afspraak laten terugkomen?
Ja. Een afspraak herhaal je op de dagen die je kiest, elke week of om de zoveel weken, tot een datum of een aantal keer. Verzet je er één, dan blijft de rest staan.
Kan ik ook machines en ruimtes inplannen?Kan ik ook machines en ruimtes inplannen?
Ja. Naast elke medewerker heeft elke machine of ruimte een eigen kolom, met een kleur per soort werk. Een tafel, een zaal of een hoogwerker kun je online boekbaar maken; bij een gedeelde ruimte telt het aantal personen op tegen de capaciteit, bij een tafel niet.
Kan ik een aanbetaling vragen bij het boeken?Kan ik een aanbetaling vragen bij het boeken?
Ja. Een vast bedrag per dienst of een percentage van de prijs, tot de helft, via je eigen betaalaanbieder, zoals Mollie. De klant krijgt de betaallink in de bevestiging. Komt hij niet of zegt hij later af dan jouw afzegtermijn, dan vervalt de aanbetaling; komt hij wel, dan gaat hij van de rekening af. Wil je dat een afspraak pas vaststaat als er betaald is, dan zet je dat aan als voorwaarde. Het geld gaat rechtstreeks naar jouw rekening.
Wat als een groep wil reserveren?Wat als een groep wil reserveren?
Per dienst stel je in tot hoeveel personen iemand zelf online mag boeken. Daarboven wordt het een groepsaanvraag: het aantal en het gewenste dagdeel komen als aanvraag bij je binnen en je stemt het zelf af. Zo boekt niemand met twintig man op een tafel voor vier.
Werkt het ook met lessen en een wachtlijst?Werkt het ook met lessen en een wachtlijst?
Ja. Er zit een lesrooster in het systeem waar mensen zich zelf online voor inschrijven, met een wachtlijst die doorschuift zodra er een plek vrijkomt. De lessen van de komende twee weken staan op je eigen boekpagina, met per les hoeveel plekken er nog vrij zijn; nieuwe mensen vinken daar proefles aan. De link zet je op Instagram, in Google of op je website.
Wat het systeem verder doet
- Opdrachten en werkbonnen120 uur gewerkt. 27,5 uur op de bon.
- Offertes en facturenDe factuur maakt zichzelf uit de bon.
- UrenregistratieUren, reistijd en verlof in dezelfde staat.
- Klanten en aanvragenDe aanvraag komt binnen, en gaat er hier ook weer uit.
- Openstaande facturenJe ziet wie er nog moet betalen, en hoe lang al.
- RapportageDe cijfers komen uit het werk, niet uit een tweede administratie.
De agenda zit in elk pakket, ook in Basis. Wat dat kost staat bij de tarieven.